lunes, 29 de abril de 2013

PROCESO ADMINISTRATIVO


¿Qué es la administración?

La palabra administración viene de a.d.c. (del latín dirección y tendencia minister). Subdinacion u obediencia y significa el cumplimiento de una función bajo el mando de otro, esto es la presentación de un servicio  a otro.
La administración: es el esfuerzo coordinado de un grupo social cuya efectividad esta en alcanzar unos objetivos como máximo eficiencia y un mínimo desgaste de energía posible.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO: tuvo su origen en la teoría clásica de la administración,  con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos.  Fue una de las primeras personas en escribir un libro específico sobre administración, y fue considerado como el padre de la Teoría Clásica.  Además fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial,  estableció catorce principios de la administración los cuales se encuentran consignados en la ORT “Organización Racional del Trabajo”, dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que son llamadas funciones básicas de la empresa, se debe tener en cuenta que la función administrativa no es lo mismo que el proceso administrativo

LA PLANEACIÓN


Planeación es decidir o identificar los objetivos que se van a alcanzar en un tiempo determinado para lograr un fin en específico, luego de esto lo siguiente es como alcanzarlos, En esencia, la palabra planeación se formular un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Importancia De La Planeación
La planeación es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.
La planeación es importante porque reduce a un mínimo los costos, por ejemplo, en la producción de automóviles, si no se planificara, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables.
La planeación, no sólo en el campo de la producción, es económica sino en la generalidad de todos los planes de la dirección, debido a que la planeación contribuye a la ordenación de las actividades, a encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.
La planeación es de suma importancia porque nos da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la organización.
Una vez que el administrador termina la fase de la planeación no queda libre de ella, pues es absolutamente necesario seguir planificando si se desea éxito, porque las organizaciones están cambiando en forma permanente, influidas por su medio ambiente.

Principios de la planeación
Principio del compromiso: los objetivos deben establecerse en una forma clara y concisa, hay que establecer una fecha de iniciación, de ejecución y de finalización de las actividades.
Principio del factor imitante: consiste en establecer los imprevistos, son aquellas actividades que pueden impedir el logro de los objetivos en la planeación.
Principio de flexibilidad: consiste en hacer ajustes y modificaciones que se puedan presentar durante el periodo de ejecución.

Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:
*      Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. 
*      Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección. 
*      Establece un marco de referencia general para toda la organización. 
*      Se maneja información fundamentalmente externa. 
*      Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. 
*      Normalmente cubre amplios períodos. 
*      No define lineamientos detallados. 
*      Su parámetro principal es la efectividad. 


Tipos de planeación

Planeación Estratégica.
    Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. 
    Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
Planeación Táctica. 
    Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. 
    La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad. 
Algunas de las características principales de la planeación táctica son: 
*      Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica. 
*      Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio. 
*      Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa. 
*      Se maneja información externa e interna. 
*      Está orientada hacia la coordinación de recursos. 
*      Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.
 



Planeación Operativa.
Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. 
Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: 
*      Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica. 
*      Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico. 
*      Trata con actividades normalmente programables. 
*      Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión. 
*      normalmente cubre períodos reducidos. 
*      Su parámetro principal es la eficiencia. 

ORGANIZACIÓN


Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Principio de la organización
*      teoría o especialización del trabajo: la eficiencia y eficacia administrativa aumenta por la especialización de las teorías encomendadas a todos los miembros de la empresa
*      unidad de mando: el principio de la especialización de las tareas crea la pluralidad de partes. Cada una en su especialización para lograr ciertos objetivos coordinados, bajo una sola orden de coordinación.
*      ámbito de control: la eficiencia y eficacia aumenta  si se reduce la esfera de control de un dirigente.


A.   Según su formalidad: 
Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto lo que permite es la definición explícita de cómo y dónde se separan las actividades y personas, así como también cómo se las reúne nuevamente.
Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la comunicación.
Generalmente en una organización suelen convivir ambas características, aunque una predomine sobre la otra.
B.   Según el grado de centralización: 
Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena de mando.
Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma de decisiones está concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca autoridad.

C.   Según los fines:
Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempeñar algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONGs, sino también las iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros.
Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, también conocidas bajo el nombre de empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que desempeñan en una determinada sociedad.

Estructura organizacional
La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
Mecanismos coordinadores: Existen cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la coordinación del trabajo, como a la comunicación y al control.






EJECUCIÓN.


 Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
¿En qué consiste la ejecución?

La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada. Al respecto Ferry dice que “en la práctica, muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la administración. La ejecución trata exclusivamente con personas.”

La motivación de la voluntad del ser humano está relacionada con sus impulsos, mediante sus aspiraciones en la vida.

A continuación se detallan cinco maneras de motivar a una persona:

1.- Hacer notar de antemano los beneficios individuales y colectivos que producirá la actividad. Toda persona espera algo por su participación, debemos reconocer que el ser humano o las personas en su mayoría es gente adquisitiva. Aunque en la iglesia; nadie espera ganancias materiales, recordemos que la gente siempre esperara el reconocimiento por el esfuerzo realizado.

2.- Familiarizar a cada participante con su papel en la organización.

3.- Dar a cada uno la importancia que se merece, esto aplicado seria confiándole y delegándole responsabilidad y autoridad. Cuando se estimula el ego de la persona, está hace lo que puede por comportarse de una manera agradable y beneficiosa hacía aquel que lo gobierna.

4.- Pedir opiniones y considerarlas con la mayor comprensión. Esto se llama “la técnica de escuchar” y por otra parte, “la administración participativa”.

Cuando se pide la opinión de alguien, se está tomando en cuenta las habilidades y el valor de esa persona. Recordemos lo siguiente: “quien no aprende a escuchar, no aprende a hablar”.

5.- Dar un ejemplo digno. El líder motiva con su propio ejemplo, recordemos que hay líderes indeseables por su característica de exigir a otros lo que ellos no hacen. El líder siempre estará a la vista de todos y será criticado más de lo que se imagina, por lo tanto debe estar listo para ello.

El carácter y personalidad del que manda afecta la ejecución

Hay tres tipos de directores: el que debido a se desconfianza y a pesar de haber entrenado y examinado al individuo, vigila e interrumpe tanto al ejecutante de la obra que le hace imposible desarrollar sus propias habilidades; otro es el que descuida excesivamente a sus subalternos, motivando el fracaso; y por ultimo el que capacita teórica y prácticamente a sus colaboradores les observa atentamente, y ayuda en lo que sea necesario a la realización de la labor.
Ejecución Directa e Indirecta
Ejecución directa es la que realizan los que llevan a cabo cada actividad ejemplo: maestros, secretarias, músicos, etc. La ejecución indirecta se hace por medio de otros. La comunicación el lubricante de toda ejecución.
Varias clases de comunicación:
1.    formal e informal
2.    individual o colectiva
3.    oral o escrita
4.    vertical y horizontal

DIRECCIÓN


La dirección, que sigue a la planeación y la organización, constituye la tercera función administrativa. Definida la planeación y establecida la organización, sólo resta hacer que las cosas marchen. Éste es el papel de la dirección: poner a funcionar la empresa y dinamizarla. La dirección se relaciona con la acción –cómo poner en marcha-, y tiene mucho que ver con las personas: se halla ligada de modo directo con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.
Importancia
Las personas deben ser utilizadas en sus cargos y funciones, entrenadas, guiadas y motivadas para lograr los resultados que se esperan de ellas. La función de dirección se relaciona directamente con la manera de alcanzar los objetivos a través de las personas que conforman la organización. La dirección es la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organización, y de sus respectivos subordinados. Para que la planeación y la organización puedan ser eficaces, deben ser dinamizadas y complementadas por la orientación que debe darse a las personas mediante la comunicación, capacidad de liderazgo y motivación adecuadas. Para dirigir a los subordinados, el administrador debe –en cualquier nivel de la organización en que se encuentre- comunicar, liderar y motivar. Dado que no existen empresas sin personas, la dirección constituye una de las más complejas funciones administrativas porque implica orientar, ayudar a la ejecución, comunicar, liderar, motivar, entre otros. La dirección es un proceso interpersonal que determina relaciones entre individuos. La dirección debe incluir dos aspectos: guiar y motivar el comportamiento de los subordinados, adecuándolos a los planes y cargos establecidos y comprender los sentimientos de los subordinados y los problemas que enfrentan cuando traducen los planes en acciones completas.

Tipos de Dirección
Dirigir significa explicar los planes a los demás y dar instrucciones para ejecutarlos teniendo como mira los objetivos por alcanzar. Los directores se encargan de dirigir a los gerentes, éstos dirigen a los supervisores y éstos a su vez a los empleados u obreros. La dirección puede presentarse en tres niveles distintos:
1.    Nivel global: abarca la empresa como totalidad; es la dirección propiamente dicha. Concierne al presidente de la empresa y a cada director en su área respectiva. Corresponde al nivel estratégico de la empresa.
2.    Nivel departamental: abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es la denominada gerencia. Involucra al personal de mandos medios, es decir, la mitad del organigrama. Corresponde al nivel táctico de la empresa.
3.    Nivel operacional: abarca cada grupo de personas o de tareas. Se denomina supervisión. Incluye el personal de base del organigrama. Corresponde al nivel operativo de la empresa


Característica de la dirección

1.- Tener un principio y un fin.
2.- Tener un calendario definido de ejecución.
3.- Plantearse de una sola vez.
4.- Necesitar la concurrencia de varias personas en función de unas necesidades específicas.
5.- Contar con un conjunto limitado de recursos.



Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Importancia del control
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
·         Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
·         Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
·         Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
·         Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
·         Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
Elementos del control
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
·         Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
·          
o    Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
o    Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
o    Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
o    Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
·         Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
·         Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
·         Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.