La dirección, que sigue a la planeación y la organización,
constituye la tercera función administrativa. Definida
la planeación y establecida la organización, sólo resta hacer que las cosas
marchen. Éste es el papel de la dirección: poner a funcionar la empresa y dinamizarla. La
dirección se relaciona con la acción –cómo poner en marcha-, y tiene mucho que
ver con las personas: se halla ligada de modo directo con la actuación sobre los
recursos humanos de la empresa.
Importancia
Las personas deben ser utilizadas en sus cargos
y funciones, entrenadas, guiadas y motivadas para lograr los resultados que se
esperan de ellas. La función de dirección se relaciona directamente con la
manera de alcanzar los objetivos a través de las personas que conforman la
organización. La dirección es la función administrativa que se refiere a las
relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la
organización, y de sus respectivos subordinados. Para que la planeación y la
organización puedan ser eficaces, deben ser dinamizadas y complementadas por la
orientación que debe darse a las personas mediante la comunicación,
capacidad de liderazgo y motivación adecuadas. Para dirigir
a los subordinados, el administrador debe –en cualquier nivel de la
organización en que se encuentre- comunicar, liderar y motivar. Dado que no
existen empresas sin personas, la dirección constituye una de las más complejas
funciones administrativas porque implica orientar, ayudar a la ejecución,
comunicar, liderar, motivar, entre otros. La dirección es un proceso interpersonal que
determina relaciones entre individuos. La dirección debe incluir dos aspectos:
guiar y motivar el comportamiento de los subordinados,
adecuándolos a los planes y cargos establecidos y comprender los sentimientos
de los subordinados y los problemas que enfrentan cuando
traducen los planes en acciones completas.
Tipos de Dirección
Dirigir
significa explicar los planes a los demás y dar instrucciones para ejecutarlos
teniendo como mira los objetivos por alcanzar. Los directores se encargan de
dirigir a los gerentes, éstos dirigen a los supervisores y éstos a su vez a los
empleados u obreros. La dirección puede presentarse en tres niveles distintos:
1. Nivel
global: abarca la empresa como totalidad; es la dirección propiamente dicha.
Concierne al presidente de la empresa y a cada director en su área respectiva.
Corresponde al nivel estratégico de la empresa.
2. Nivel
departamental: abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es la
denominada gerencia.
Involucra al personal de
mandos medios,
es decir, la mitad del organigrama.
Corresponde al nivel táctico de la empresa.
3. Nivel
operacional: abarca cada grupo de
personas o de tareas. Se denomina supervisión.
Incluye el personal de base del organigrama. Corresponde al nivel operativo de
la empresa
Característica de la dirección
1.- Tener un principio y un fin.
2.- Tener un calendario definido de ejecución.
3.- Plantearse de una sola vez.
4.- Necesitar la concurrencia de varias personas en función de unas necesidades específicas.
5.- Contar con un conjunto limitado de recursos.
Definición
de control
El
control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.
El
concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Importancia
del control
Una
de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
·
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se
detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
·
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible
del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a
detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
·
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer
la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.
Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos
y servicios a su medida.
·
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos
son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el
experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar
de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de
tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
·
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La
tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta
la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia.
Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el
proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados,
sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
Elementos
del control
El
control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos
que se suceden:
·
Establecimiento de estándares: Es la primera etapa
del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o
comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la
evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares;
los cuales se presentan a continuación:
·
o
Estándares de cantidad: Como volumen de producción,
cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre
otros.
o
Estándares de calidad: Como control de materia
prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del
producto, entre otros.
o
Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para
producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
determinado, entre otros.
o
Estándares de costos: Como costos de producción,
costos de administración, costos de ventas, entre otros.
·
Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del
control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
·
Comparación del desempeño con el estándar
establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo
que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación,
esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
·
Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del
control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La
acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún
desvío o variación con relación al estándar esperado.
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